英語には日本語のような敬語の表現はありません。表現を変える必要があります。

次の表現を丁寧な（ビジネスライク、プロフェッショナル）順に並べると？

１．Please copy these documents.

２．You have to copy these documents.

３．These documents have to be copied.

答えは

２→１→３

あなたを主語にするととてもきつくなります。

受動態の表現はビジネスの場ではよく使われ、やわらかい言い方となります。

使ってみてください！